3.8. メール定義を登録・設定する¶
メール定義では、ワークフローの処理時に送信するメールの、送信先や内容の雛型等を定義します。
コラム
2021 Spring(Bergamot) 以降は、「メッセージ定義」のリリースに伴い、新規テナント環境セットアップ時に 2020 Winter(Azalea) 以前の「メール定義」「IMBox定義」をメニューへ登録していません。
「メール定義」「IMBox定義」を利用する場合、「 以前のメニューを利用する 」を実施してください。
「メール定義」「IMBox定義」も利用可能ですが、「メッセージ定義」の利用を推奨いたします。
3.8.1. メール定義の利用に必要な設定¶
メール定義を利用する場合、ワークフローパラメータの設定が必要です。2021 Spring(Bergamot) 以降は、新規テナント環境セットアップ時の初期値は「通知しない」です。ワークフローパラメータの詳細は、別紙「 | IM-Workflow 仕様書 」-「 通知の設定(メール/ IMBox 定義) 」を参照してください。
3.8.2. メール定義を設定する¶
「サイトマップ」→「ワークフロー」→「ワークフロー管理者」→「マスタ定義」→「メール定義」をクリックします。
「新規作成」をクリックします。
コラム
メール定義の検索・表示メール定義の一覧画面では、条件を指定してメール定義を検索し、該当するものだけを表示させることができます。画面上部の検索条件指定項目に、検索条件を入力します。
- 「メール種別」のプルダウンから、検索対象としたいメール定義のメール種別を選択します。
- 右のプルダウンから、検索対象としたいメール定義の項目を選択します。
- 右のテキストボックスに、検索したい文字列を入力します。
- [検索]ボタンを押下します。
選択した検索対象に対して、入力した文字列が部分一致するメール定義のみを表示します。コラム
メール定義の編集・削除すでに登録されているメール定義の編集を行う場合は、編集したいメール定義の行の編集欄に表示されているを押下します。
<メール定義編集>画面に遷移しますので、内容を編集後に[更新]ボタンを押下すると、更新が行われます。メール定義の削除を行う場合も同様に操作し、遷移先の<メール定義編集>画面で、[削除]ボタンを押下します。メール定義情報を入力します。
メールID(必須)
メール定義を識別するIDです。自動採番されます。すでに使用されているものでなければ、任意で変更できます。メール種別(必須)
登録メールの種別をプルダウンから選択します。
処理依頼
到達したノードの処理者に対して送る処理依頼メールです。処理結果通知
案件が終了した場合に申請者に送る処理結果通知メールです。参照依頼
案件が申請された場合に参照権限者に送る参照依頼メールです。確認依頼
案件が確認ノードに達した場合に確認者に送る確認依頼メールです。メール名(必須)
登録メールの名称を入力します。システムで設定されている全ロケールに対して、入力します。備考
メール定義の説明等を入力できます。システムで設定されている全ロケールに対して、入力できます。メールの雛型
差出人
メールの差出人を指定します。メールアドレスは、メール置換文字列の入力ができます。宛先
メールの宛先をカンマ区切りで指定します。メールアドレスは、メール置換文字列の入力ができます。CC
メールの宛先(CC)をカンマ区切りで指定します。メールアドレスは、メール置換文字列の入力ができます。BCC
メールの宛先(BCC)をカンマ区切りで指定します。メールアドレスは、メール置換文字列の入力ができます。返信先の宛先
メールの返信先の宛先(Reply To)をカンマ区切りで指定します。メールアドレスは、メール置換文字列の入力ができます。件名
メールの件名を入力します。メール置換文字列の入力ができます。システムで設定されている全ロケールに対して、入力します。本文
メールの本文を入力します。メール置換文字列の入力ができます。システムで設定されている全ロケールに対して、入力します。コラム
メール置換文字列メール定義に「置換文字列」を記述することで、案件に合わせた動的な情報をメールに埋め込むことができます。たとえば、本文に、処理者の名前を表す置換文字列「{^Comp_User_Nm^}」と記述すると、実際のメールの本文には、そのノードの処理者の名前が自動的に記述されます。以下の手順で、使用できるメール置換文字列を確認することができます。※メール置換文字列の詳細は、別紙「 IM-Workflow 仕様書 別紙 」を参照してください。コラム
メールのプレビューの確認作成したメールの、置換文字列を指定値に置き換えたプレビューを確認できます。プレビューの表示条件を指定することができます。コラム
置換文字列のリンク先URL指定メール定義の置換文字列「{^IM_URL^}」で置換される「intra-martのURL」や「{^Matter_Detail_URL^}」で置換される「案件詳細のURL」は、 intra-mart Accel Platform の設定ファイルのベースURLを編集することで指定できます。※ベースURLの設定の詳細については、「 設定ファイルリファレンス 」-「 コアモジュール-サーバコンテキスト設定 」を参照してください。[ワークフローパラメータ]では、置換文字列に基づいて置換されたショートカットURL(メールに記載されるURL)の有効期間(日)を指定できます。初期設定は、有効期限3日です。設定した有効期限は、置換文字列「{^IM_URL_Limit^}」で、「intra-mart のURLの有効期限」として置換できます。※ワークフローパラメータの詳細は、別紙「 IM-Workflow 仕様書 」-「 ショートカットアクセスURLの設定 」を参照してください。コラム
置換文字列のメールアドレス
- 宛先や差出人に設定した置換文字列で置換されるメールアドレスについては、「 IM-Workflow 仕様書 」の「 メール/ IMBox の送信先 」を参照してください。
「登録」をクリックします。
メール定義を登録することができました。
以上でメール定義の登録が完了しました。
コラム
メール定義のコピー
作成したメール定義はコピーすることができます。
<メール定義編集>画面で、画面上部に表示される <コピー>を押下すると、<メール定義新規作成>画面に遷移します。画面上には「メールID」以外のコピー元の情報が、あらかじめ入力されています。「メールID」は、自動採番されたものが入力されます。すでに使用されているものでなければ、任意で変更できます。[登録]ボタンを押下します。
コピー元のメール定義の、「メールID」以外の情報が同一のメール定義が、新たに作成されます。