6.21.2.1. ファイル管理¶

1. 「サイトマップ」→「経費精算・旅費精算」→「ファイル 」→「ファイル管理」をクリックします。

   コラム

   ファイル管理を個人用として開く場合は、

   「サイトマップ」→「個人設定」→「ファイル管理」をクリックします。
2. 一覧画面表示後、「新規登録」をクリックします。
   
3. 登録画面で必要な情報を入力し、「新規登録」をクリックします。
   
   • 会社

     登録画面で会社の変更はできません。

     一覧画面の「会社」で選択した会社を設定します。
   • ファイル分類

     ファイル分類を選択します。
   • ファイル分類内訳

     ファイル分類内訳を選択します。
   • 受領方法

     受領方法を選択します。
   • 受領日

     受領日を入力します。

     受領日を入力時に取引日が未入力の場合、受領日と同じ日付を取引日に設定します。
   • 受領者

     受領者を選択します。
   • 取引日

     取引日を入力します。

     取引日を入力時に受領日が未入力の場合、取引日と同じ日付を受領日に設定します。
   • 登録番号

     登録番号を入力します。

     「登録番号検索」をクリックすると、登録番号を検索できます。
   • 取引金額

     取引金額を入力します。

     通貨を選択します。
   • 取引先

     取引先を入力します。
   • 摘要

     摘要を入力します。
   • ファイル

     「ファイル選択」アイコンをクリックしてファイルをアップロードします。

     ファイル分類が「領収書」、「請求書」の場合、アップロード可能なファイルは画像ファイル、PDFファイルです。

     ファイルアップロード後はファイル名が表示され、クリックするとファイルのアップロードを解除します。
   • ファイルドロップ

     ファイルをドラッグアンドドロップしてファイルをアップロードします。

     ファイルアップロード後はファイルのプレビュー画面が表示されます。

     画像ファイル、PDFファイル以外のファイルの場合、プレビュー画面は表示されません。

   コラム

   「登録番号検索」は、「適格請求書設定マスタ」の「登録番号チェック種別」を「公表情報ダウンロードデータ」に設定すると表示されます。

   登録番号検索の操作方法は、 登録番号検索 を参照してください。

   コラム

   ファイル分類が「その他」の場合、「ファイル分類」、「ファイル分類内訳」、「受領者」、「摘要」、「ファイル」を設定可能です。

   

   コラム

   画像ファイル、PDFファイルを複数アップロードすると、1個のPDFファイルに統合して登録します。

   画像ファイル、PDFファイル以外のファイルは1ファイルのみアップロード可能です。
4. 新規登録することができました。
   

1. 「サイトマップ」→「経費精算・旅費精算」→「ファイル 」→「ファイル管理」をクリックします。
2. 一覧画面で「検索」をクリックします。
   

   コラム

   設定アイコンをクリックして検索条件を指定することで絞り込み検索が行えます。

   検索基準日は、検索条件を表示する際に使用しています。

   一覧画面の検索結果は各ファイルの処理日時を基準日としています。

   

   コラム

   検索条件のキーワードにファイル管理の以下の項目を入力して「検索」をクリックすると、結果を一覧に表示します。

   • ファイルID
   • 処理番号
   • 摘要

   コラム

   • 管理者の場合

     全てのファイルが、一覧画面で検索可能です。
   • 個人の場合

     ファイルの利用ユーザにログインユーザが含まれている場合、一覧画面で検索可能です。
3. 一覧画面の対象データが表示されている行をクリックします。
   

   コラム

   一覧機能の操作方法は、 一覧画面の操作 を参照してください。
4. 登録したファイル情報が表示されます。
   
   • 会社

     会社が表示されます。
   • ファイルID

     登録したファイルを一意に特定するIDです。

     新規登録時に採番されます。
   • 処理日・処理者・処理方法

     処理日が表示されます。

     処理者が表示されます。

     処理方法が表示されます。
   • 受領日・受領者・受領方法

     受領日が表示されます。

     受領者が表示されます。

     受領方法が表示されます。
   • 確認日・確認者・確認権限者

     確認日が表示されます。

     確認者が表示されます。

     確認権限者が表示されます。
   • ファイル分類

     ファイル分類が表示されます。
   • ファイル分類内訳

     ファイル分類内訳が表示されます。
   • 取引日

     取引日が表示されます。
   • 登録番号

     登録番号が表示されます。
   • 取引先名

     取引先名が表示されます。
   • 取引金額

     取引金額が表示されます。

     通貨が表示されます。
   • 精算合計額

     精算申請で申請中または申請済の精算金額の合計が表示されます。

     通貨が表示されます。
   • 摘要

     摘要が表示されます。
   • 電子化ステータス

     電子化ステータスが表示されます。
   • 精算ステータス

     精算ステータスが表示されます。
   • ファイル

     ファイル名が表示されます。

     クリックするとファイルをダウンロードします。
   • ファイルプレビュー

     ファイルのプレビュー画面が表示されます。

     画像ファイル、PDFファイル以外のファイルの場合、プレビュー画面は表示されません。
5. 更新画面で情報を編集し、「更新」をクリックします。
   
   次の項目は編集不可項目です。
   • 会社
   • ファイルID
   • 処理日・処理者・処理方法
   • 受領日・受領者・受領方法
   • 確認日・確認者・確認権限者
   • ファイル分類
   • ファイル分類内訳
   • 取引金額 ※通貨のみ
   • 精算合計額
   • 電子化ステータス
   • 精算ステータス
   • ファイル
6. 確認ポップアップが表示されますので、「決定」をクリックします。
   
7. 更新することができました。
   
8. 更新画面の「改版」ボタンをクリックします。
   
9. 改版画面で情報を編集し、「更新」をクリックします。
   
   次の項目は編集不可項目です。
   • 会社
   • ファイルID
   • ファイル分類
   • 受領方法
   • 受領者
   • 取引金額 ※通貨のみ
10. 改版することができました。
    
11. 更新画面で「ユーザ追加」をクリックします。
    
12. ユーザを選択し「右」、または「左」アイコンをクリックすると、ファイルの利用ユーザか対象外かを変更できます。

    「登録」をクリックします。
    

    コラム

    検索欄にユーザマスタの以下の項目を入力すると、該当するユーザが利用ユーザ（対象外）に表示されます。

    • ユーザコード
    • ユーザ名
    • フリガナ
    • メールアドレス１
    • メールアドレス２
    • 備考
13. 利用ユーザの更新ができました。
    

コラム

電子化ステータス、精算ステータスが処理中または処理済の場合、更新、改版はできません。

コラム

電子化ステータスが未設定で、申請書と紐づいている場合、更新、改版はできません。

• 電子化ステータス、精算ステータスが処理中の場合
• 電子化ステータス、精算ステータスが処理済の場合
• 電子化ステータス、精算ステータスが未処理で、申請書と紐づいている場合
• 電子化ステータスが未設定で、申請書と紐づいている場合

コラム

一時保存の申請書、否認など承認以外で案件が終了した申請書に紐づいたファイル、再申請時などに申請書との紐づけを解除したファイルは、電子化ステータス、精算ステータスは未処理だが、申請書と紐づいているため削除できません。

削除する場合、 ファイル削除 を実施してください。