intra-mart Accel Kaiden! 経費旅費 / 管理者操作ガイド 第26版 2023-12-22

7.11.4.1. ファイル設定

本項では、ファイル設定からファイルをアップロード、改版、削除する方法を説明します。

7.11.4.1.1. 概要

ファイル設定は、アップロードしたファイルの登録、改版、削除を行います。
登録したファイルは電子化申請、精算申請を実施して電子証憑管理システムへ連携可能です。

コラム

画像ファイル、PDFファイルを登録できます。
登録可能なファイルの拡張子は「.pdf」、「.bmp」、「.gif」、「.jpg」、「.jpeg」、「.png」、「.tif」、「.tiff」です。
画像ファイルを登録すると、PDFファイルに変換して登録されます。

7.11.4.1.2. メンテナンス

本項では、メンテナンス機能を利用したファイルのメンテナンス方法を説明します。

7.11.4.1.2.1. 新規登録

  1. 「サイトマップ」→「Kaiden!」→「ファイル」→「ファイル設定」をクリックします。
  2. 一覧画面表示後、「新規登録」をクリックします。
    ../../../../../_images/mainte_0162.png
  3. 登録/更新画面で必要な情報を入力し、「アップロード」をクリックします。
    ../../../../../_images/mainte_0262.png
    • 会社
      会社を選択します。
    • ファイル分類
      ファイル分類を選択します。
    • ファイル
      「ファイル選択」アイコンをクリックしてファイルをアップロードします。
      アップロード可能なファイルは画像ファイル、PDFファイルです。
      ファイルアップロード後はファイル名が表示され、クリックするとファイルのアップロードを解除します。
    • ファイルドロップ
      ファイルをドラッグアンドドロップしてファイルをアップロードします。
      複数のファイルをまとめてアップロード可能です。
      ファイルアップロード後はファイルのプレビュー画面が表示されます。

    コラム

    「会社」、「ファイル分類」は一覧画面の検索オプションで選択中の検索基準日を検索基準日としています。
  4. 新規登録することができました。
    ../../../../../_images/mainte_0362.png

7.11.4.1.2.2. 改版/利用ユーザ編集

  1. 「サイトマップ」→「Kaiden!」→「ファイル 」→「ファイル設定」をクリックします。
  2. 一覧画面で「検索」をクリックします。
    ../../../../../_images/mainte_0462.png

    コラム

    検索欄に検索したいファイル分類マスタの以下の項目を入力して「検索」をクリックすると、結果を一覧に表示します。
    • ファイルID
    • ファイル分類コード
    • ファイル分類名
    • ファイル名01

    コラム

    ファイルの利用ユーザにログインユーザが含まれている場合、一覧画面で検索可能です。
  3. 一覧画面の対象データが表示されている行をクリックします。
    ../../../../../_images/mainte_0562.png

    コラム

    一覧機能の操作方法は、 一覧画面の操作 を参照してください。
  4. 登録したファイル情報が表示されます。
    ../../../../../_images/mainte_0657.png
    • 会社
      会社が表示されます。
    • ファイルID
      登録したファイルを一意に特定するIDです。
      新規登録時に採番されます。
    • ファイル分類
      ファイル分類が表示されます。
    • 処理番号(最新)
      最新の処理番号が表示されます。
      改版時にカウントアップします。
    • 利用ユーザ
      ファイルを利用可能なユーザが表示されます。
      ファイルの新規登録時は、登録を実施したユーザが登録されます。
      「ユーザ追加」から利用ユーザの追加・削除ができます。
    • 処理者
      ファイルをアップロードしたユーザが表示されます。
    • 処理日時
      ファイルをアップロードした日時が表示されます。
    • ステータス
      ファイルのステータスが表示されます。
    • 書類
      書類の確認ステータスが表示されます。
    • 精算
      書類の精算ステータスが表示されます。
    • ファイル
      ファイル名、ファイルのページ数、ファイルのバイト数が表示されます。
    • プレビューアイコン
      クリックすると、ファイルのプレビューがポップアップ表示されます。
    • ダウンロードアイコン
      クリックすると、ファイルをダウンロードします。
  5. 「改版」ボタンをクリックします。
    ../../../../../_images/mainte_0757.png
  6. 改版するファイルをアップロードして、「アップロード」をクリックします。
    ../../../../../_images/mainte_0857.png
    次の項目は編集不可項目です。
    • 会社
    • ファイル分類
  7. 改版することができました。
    ../../../../../_images/mainte_0957.png
  8. 「ユーザ追加」をクリックします。
    ../../../../../_images/mainte_105.png
  9. ユーザを選択し「右」、または「左」アイコンをクリックすると、ファイルの利用ユーザか対象外かを変更できます。
    「登録」をクリックします。
    ../../../../../_images/mainte_113.png
  10. 利用ユーザの更新ができました。
    ../../../../../_images/mainte_123.png

コラム

ファイルのステータス、書類の確認ステータス、精算ステータスが処理中の場合、改版、利用ユーザの更新はできません。

7.11.4.1.2.3. 削除

ファイル設定からアップロード済みのファイルを削除できます。
ただし、次の条件に合致する場合削除できません。
  • ファイルのステータス、書類の確認ステータス、精算ステータスが処理中の場合
  • ファイルのステータス、書類の確認ステータス、精算ステータスが処理済で、ファイル分類で設定された保管期限が経過していない場合