5.10. 申請書公開設定¶
本項では、申請書公開設定のメンテナンス方法を説明します。
5.10.1. 概要¶
申請書公開とは申請書を特定の従業員に公開し、公開された従業員は公開された申請書をコピーすることができる機能です。申請書公開には、次の様なステータス(公開状況)があり、本機能ではこのステータスを変更できます。
- 公開
- 非公開
本機能では公開設定された申請書の公開と非公開を切り替えることができます。また公開対象者を変更することができます。
5.10.2. 公開状況変更¶
公開状況を公開から非公開にする公開した申請書が、何らかの理由により公開する必要がなくなった場合、当該申請書を非公開にできます。非公開にした申請書は公開された従業員から参照することができません。
「サイトマップ」→「経費精算・旅費精算」→「申請書公開」→「申請書公開設定」をクリックします。 検索欄の公開状況に 公開 を設定し「検索」をクリックすると、公開された申請書が一覧表示されます。
詳細申請書の詳細を別画面で表示します。 案件番号申請書の案件番号を表示します。 案件名申請書の案件名を表示します。 申請基準日申請書の申請基準日を表示します。 一覧画面の対象データが表示されている行をクリックします。 更新画面で公開状況を「非公開」を選択し、公開対象者一覧を0件に編集後に「更新」をクリックします。次の項目は編集不可項目です。
- 申請権限会社
- 申請基準日
- 案件番号
- 案件名
確認ポップアップが表示されますので、「決定」をクリックします。 一覧からデータが消え、公開状況が非公開に変更されました。コラム
公開状況を「非公開」に変更時、申請書の参照者から公開対象者は削除されません。公開対象者が参照者の場合、公開対象者で申請書を参照することができます。公開対象者で申請書を参照しない場合、案件操作にて参照者から公開対象者を削除してください。案件操作の詳細は、『IM-Workflow 管理者操作ガイド』を参照してください。公開状況を非公開から公開にする当機能で非公開にした申請書を、公開に切り替えます。
検索欄の公開状況に 非公開 を設定し「検索」をクリックすると、非公開にされた申請書が一覧表示されます。 一覧画面の対象データが表示されている行をクリックします。 更新画面で公開状況を「公開」を選択し、「ユーザ検索」をクリックします。次の項目は編集不可項目です。
- 申請権限会社
- 申請基準日
- 案件番号
- 案件名
ユーザ検索画面で公開対象者を選択し、「決定」をクリックします。 公開対象者一覧に選択したユーザが追加されていることを確認し、「更新」をクリックします。 確認ポップアップが表示されますので、「決定」をクリックします。 一覧からデータが消え、公開状況が公開に変更されました。コラム
公開状況を「公開」に変更時、申請書の参照者に公開対象者は追加されません。公開対象者が参照者ではない場合、公開対象者で申請書を参照することができません。公開対象者で申請書を参照する場合、あらかじめ、ユーザや組織、ロール等で参照者を設定しておくか、案件操作にて参照者に公開対象者を追加してください。参照者の設定方法、案件操作の詳細は、『IM-Workflow 管理者操作ガイド』を参照してください。コラム
公開状況が「公開」の場合に公開対象者変更時、申請書の参照者は更新されません。公開対象者が参照者ではない場合、公開対象者で申請書を参照することができません。公開対象者で申請書を参照する場合、あらかじめ、ユーザや組織、ロール等で参照者を設定しておくか、案件操作にて参照者に公開対象者を追加してください。また、公開対象者から削除した場合、案件操作にて参照者から公開対象者を削除してください。参照者の設定方法、案件操作の詳細は、『IM-Workflow 管理者操作ガイド』を参照してください。